De dag van …. debiteurenbeheer

computerArtikel
12 min.

Binnen LMcare spelen alle collega’s een belangrijke rol in de dagelijkse bedrijfsvoering van LMcare. Maar wat doen zij dan precies? In de eerste editie van “de dag van…” komt Rafaël Ledent aan het woord. Als Business Development is het debiteurenbeheer een belangrijk onderdeel van zijn werkzaamheden. Waarom dit zo is? Rafaël legt het graag uit.

Wat is jouw rol bij LMcare?

Als Business Development manager ondersteun ik de directie om het bedrijf in goede banen te leiden. Dit bereik ik onder andere door ervoor te zorgen dat alle collega’s en afdelingen voorzien zijn van de hulpmiddelen en/of ondersteuning die ze nodig hebben om op hun best te kunnen presteren. Tegelijkertijd onderhoud ik het contact met de nodige leveranciers en externe partijen, om met hen een zo efficiënt en kwalitatief mogelijke samenwerking te waarborgen. Ook behoort tot mijn taken het onderzoeken van (toekomstige) groeimogelijkheden zowel in het binnen- en buitenland. Daarnaast leid ik het debiteurenbeheer, wat een belangrijk onderdeel is bij LMcare.

Rafaël Ledent

Functie: Business Development manager
Werkzaam bij LMcare sinds: april 2022

Waarom is goed debiteurenbeheer zo belangrijk bij LMcare?
Omdat wij (bewust) niet-gecontracteerd werken, versturen wij de facturen rechtstreeks naar onze cliënten. Cliënten moeten de facturen zelf declareren bij hun zorgverzekering voor vergoeding. Hier zit uiteraard een risico aan, omdat de cliënt de vergoeding eerst zelf ontvangt en daarna pas aan ons overmaakt.

Dit risico hebben wij weten te minimaliseren, deels door middel van een open, oplossingsgerichte dialoog met onze cliënten en onze collega-psychologen. En deels door middel van wekelijks te factureren in plaats van maandelijks. Zo kunnen we eventuele betalingsproblemen snel detecteren en actie ondernemen, om ervoor te zorgen dat de achterstand voor zowel cliënt als voor ons niet hoger dan nodig oploopt. Samen met cliënten naar een werkbare oplossing zoeken blijft hierbij fundamenteel.

Een goed werkend debiteurenbeheer is de pijler voor een gezonde cashflow. Dit is voor elk bedrijf essentieel, en dus ook voor GGZ-aanbieders. Met onze werkwijze verwachten we nooit meer dan een paar % van onze totale omzet te missen, en kunnen we op een gezonde wijze op de toekomst focussen.

Hoe gaat het debiteurenbeheer dan in z’n werk?
Elke zaterdag worden onze facturen, met de gegevens uit ons EDP, opgesteld en verstuurd.
De cliënt krijgt 11 dagen na ontvangst factuur de 1e herinnering. Deze wordt automatisch rechtstreeks naar de cliënt verstuurd. In deze herinnering vragen we om contact op te nemen indien er complicaties zijn.
17 dagen na ontvangst factuur krijgt de cliënt de 2e herinnering. In deze herinnering vragen we nogmaals om contact met ons op te nemen indien er complicaties zijn. In deze e-mail zetten wij de betrokken behandelaar ook in de cc. De cliënt stellen wij daar ook van op de hoogte.

Wanneer we 6 dagen na versturen van de 2e herinnering (23 dagen na ontvangst factuur) geen betaling/werkbare oplossing hebben ontvangen, versturen we een aanmaning. Op dat moment pauzeren we de behandeling. Uiteraard brengen we de behandelaar ook op de hoogte.

Wanneer wij na 5 dagen na versturen van de aanmaning (28 dagen na ontvangst factuur) nog steeds geen betaling/werkbare oplossing hebben ontvangen, zullen wij de openstaande schuld moeten overdragen aan een gerechtsdeurwaarder. Conform de richtlijnen van de KNMG sluiten wij op dat moment ook het dossier. Dit is bij gelukkig maar bij minder dan 1% van onze cliënten het geval.

Hoeveel tijd wordt er wekelijks besteed aan debiteurenbeheer?
Onze huidige debiteurenbeheer bestaat uit minder dan 1 FTE. Dit is met circa 270 actieve cliënten goed te doen, gezien wij een goed doordachte en efficiënte werkwijze hanteren.

Verliep het debiteurenbeheer altijd al zo gestroomlijnd?
Nee, onze werkwijze is op een dynamische manier tot stand gekomen. Wij hebben met de introductie van het Zorgprestatie Model (ZPM) in januari 2022, net zoals vele andere GGZ-aanbieders, de nodige uitdagingen gehad. Zorgverzekeraars hadden hun systemen nog niet gereed waardoor declareren nog een aantal maanden op zich liet wachten bijvoorbeeld. Maar ook de partij die toentertijd ons facturatieproces ging verzorgen, kon niet tijdig voldoen aan de facturatie eisen van het ZPM. Daardoor werden onze facturen afgekeurd door zorgverzekeraars.
We hebben toen de regie in eigen handen genomen. Door intern snel te schakelen en onze open bedrijfscultuur hebben we tijdig een effectieve en efficiënte werkwijze ontwikkeld.

Op een gegeven moment betrekken jullie de behandelaar in het proces. Hoe belangrijk is de rol van de behandelaar hierin?
De rol van de behandelaar is in deze gevallen meerzijdig en essentieel. Het is niet alleen van belang dat het financiële aspect wordt opgelost, maar ook de nalatigheid van de cliënt kan een teken zijn van onderliggende problematiek.
Wij (debiteurenbeheer) merken ook op dat het echt werkt. Zodra de behandelaar wordt betrokken, lost het financiële probleem zich al snel op. Het liefst zien we natuurlijk dat het niet zo ver komt.

Aanmaningen, gerechtsdeurwaarders: dat komt extra hard aan voor iemand met psychische problemen. Hoe staat LMcare daarin?
Het is natuurlijk ontzettend vervelend voor de cliënt om in deze situatie terecht te komen. Door tijdig het behandeltraject te pauzeren, voorkomen we dat er enorme betalingsachterstanden ontstaan.

We proberen ook echt samen naar oplossingen te zoeken, voordat het zover komt. Maar soms mag ook dat niet baten. Als een cliënt het geld dat hij/zij ontvangt, vervolgens voor andere doeleinden gebruiken in plaats van hun openstaande nota te betalen: daar kunnen wij helaas niet garant voor staan. Naast de verantwoordelijkheid die we als GGZ-aanbieder hebben om goede zorg te leveren, is financiële gezondheid en dus continuïteit van de zorg ook van belang. We hebben een verantwoordelijkheid richting de 80.000 mensen die nu nog op de wachtlijst staan. Gelukkig komt het bijna nooit zo ver. Dit is ook een teken dat wat we doen, goed doen.

Bekijk ook