Inhoud
- Je werkplek inrichten
- Do’s en don’ts van beeldinstellingen (bijv. licht, plaatsing, houding)
- De voorbereiding
- Wat je moet doen voor het eerste videoconsult
- Een spiekbriefje voor je werkplek
Introductie
Ben je een beginner in therapie geven met videobellen? In dit artikel delen we 14 tips en trucs die ervoor zorgen dat een videoconsult in zeer korte tijd als een tweede natuur voor je voelt.
Reserveer 20 minuten om jouw werkplek in te richten. Begin met je mentaliteit: de focus van het videoconsult ligt op de cliënt in plaats van op jezelf: hun zorgen en toestand, de informatie die ze delen en het vertrouwen dat ze in je stellen. Houd daar rekening mee, terwijl je de onderstaande stappen volgt en je videoconsulten zullen soepeler verlopen.
1. Stel je werkplek in
Voorbereiding is het halve werk. Voordat je begint met een videoconsult, zorg je ervoor dat je alles wat je nodig hebt – fysiek of digitaal – om je heen hebt. Zorg er ook voor dat je alle benodigdheden voor de behandeling paraat hebt en dat je een stabiele internetverbinding hebt. Spreek met je cliënt af wat jullie zullen doen als de internetverbinding wegvalt. Richt verder je werkplek in zoals je ook je fysieke therapieruimte zou inrichten, zodat het warm, comfortabel en privé oogt.
2. Verwijder alle afleiding
Communiceer duidelijk aan je omgeving dat je videoconsulten hebt. Of je nu op locatie bent of thuis werkt: kies een rustige kamer. Zet indien mogelijk je mobiele telefoon uit of op stil, stel je omgeving op de hoogte en hang een briefje op je deur. Je cliënt verdient je volle aandacht: beantwoord nooit berichten op je telefoon tijdens het videoconsult.
Pro-tip: Voorzie anderen van alternatieve communicatiekanalen om ervoor te zorgen dat je niet gestoord wordt tijdens de videoconsulten.
3. Gebruik een headset
Veel belemmeringen bij een videoconsult komen voort uit een slechte geluidskwaliteit: gedempt geluid, echo, ruis. Slechte geluidskwaliteit heeft vaak invloed op je houding en uiterlijk op de camera.
Geluidsstoringen komen vaak voor en kunnen het gesprek hinderen.
Een headset lost dit op en heeft meerdere andere voordelen:
- Je handen zijn vrij, zodat je kunt bewegen en aantekeningen kunt maken.
- Jouw audio is beter en je verstaat de cliënt zelf ook beter.
- Het verzekert cliënten dat het consult vertrouwelijk blijft, aangezien het geluid niet uit een externe luidspreker komt.
Pro-tip: Een draadloze headset aanschaffen is een uitstekende optie. Je hebt meer bewegingsvrijheid en de draad zit niet in de weg als je aan het typen bent.
4. Controleer je verlichting
Vermijd elke vorm van licht achter je, omdat dit een schittering veroorzaakt en je hierdoor zelf op beeld minder zichtbaar bent. Zorg er dus voor dat er geen raam of lamp achter je staat die dit resultaat creëert:
Zet je licht zo gelijkmatig verdeeld als je omgeving toelaat en bij voorkeur boven of voor je en schuin.
Pro-tip: Probeer in een ruimte te zijn met zoveel mogelijk lichtbronnen: natuurlijk (zonlicht) en kunstmatig (lampen). Als je uitsluitend kunstlicht hebt, kies dan voor wit led licht.
5. Rustige achtergrond
Zorg voor een rustige achtergrond. Je wilt dat de cliënt zich op jou en het consult richt, niet op de boeken of kunst op de achtergrond. Het is handig om in gedachten te houden dat de achtergrond een groter deel van het beeld kan innemen dan je zou verwachten, vooral wanneer de cliënt vanaf zijn of haar computer deelneemt aan het consult.
Kan je niet zien wat er uiteindelijk op het beeld wordt weergegeven? Vraag dan iemand in jouw omgeving om plaats te nemen op je werkplek, houd een nep-videoconsult en kijk met de ogen van de cliënt wat afleidend kan zijn.
Pro-tip: Als je een effen witte muur in je omgeving hebt – en licht daar niet achter of van opzij komt – stel je werkplek dan daar in.
6. Let op je houding
Het kan zijn dat je bij deze tip tegen je natuur in gaat, aangezien betrokkenheid ervoor zorgt dat je dichter bij de cliënt wilt komen, door bijvoorbeeld dichter bij de webcam te komen. Dit kan het fisheye-effect creëren, waardoor je er vervormd uit kan gaan zien.
Naar de camera leunen creëert een fisheye-effect
Wees niet bang om een stap achteruit te doen van de camera zodat je schouders in het beeld verschijnen. Ga rechtop zitten en probeer jezelf te centreren in het beeld. Als je je eenmaal op je gemak voelt met de bovenstaande houding, probeer dan je kin te laten zakken terwijl je je rug recht houdt. Dit maakt je gezichtsuitdrukkingen meer uitgesproken in een videoconsult.
Vraag de cliënt ook zelf welke afstand van jou tot het scherm ze als meest prettig ervaren. Experimenteer hier een beetje mee zodat de cliënt zijn/haar voorkeur kan aangeven. Gebruik verder dezelfde communicatie om je presentie te laten zien als in een fysieke therapiekamer, dus met je stemklank, gezichtsuitdrukking, non verbale gebaren, maar met meer nadruk en ondertiteling vanwege de online setting.
Pro-tip: als je op een desktopcomputer werkt, probeer dan het scherm en de webcam iets verder weg te plaatsen en de muis en het toetsenbord dichterbij, zodat je niet wordt gehinderd bij de interactie met je computer. Als je op een laptop werkt, kan het helpen om de webcam op ooghoogte te plaatsen door een paar boeken onder je laptop te plaatsen.
7. Zet je webcam op ooghoogte
Zet je eigen webcam op ooghoogte en vraag je cliënt om hetzelfde te doen, zodat het lijkt alsof je elkaar in de ogen kijkt (de camera corrigeert voor de kleine afwijking). Als je de camera lager zet, dan ziet de cliënt dit.
Kijk niet recht in de webcam om oogcontact te simuleren! Dan kun je immers niet naar de cliënt op het scherm kijken en mis je de subtiele signalen die je cliënt met zijn/haar gezichtsuitdrukking of andere non-verbale aspecten geeft. Omdat je niet het hele lichaam van de cliënt in beeld hebt, is het extra belangrijk om datgene wat je wel van de cliënt ziet goed te observeren.
8. Je beeldscherm is je tweede achtergrond
Scherm delen is een veelgebruikte functie bij videoconsulten. Houd bij het delen van je scherm rekening met het volgende:
- Gebruik een neutrale achtergrond
- Zorg ervoor dat er geen vertrouwelijke informatie en bestanden op je bureaublad of browser worden weergegeven.
- Houd je gedeelde beeldscherm netjes en vrij van afleidingen: verwijder de bladwijzerbalk (Ctrl/Cmnd+Shift+B) en alle andere tabbladen die niet relevant zijn.
- Schakel pushmeldingen uit die tijdens het gesprek onverwachts kunnen verschijnen.
- Sluit een extra monitor aan zodat je je cliënt kunt blijven zien als je je scherm deelt: zo kun je alert blijven op de non-verbale signalen van je cliënt, ook als je samen aantekeningen maakt of een werkblad invult.
9. Maak een structuur/agenda
Afhankelijk van de insteek van het consult, kan het opstellen van een agenda of een structuur jou en de cliënt helpen om een gepaste duur van de afspraak te behouden. Begin met de standaard: begroeting, een technische controle van hun kant (kun je me zien/horen?), introductie, vraag je cliënt naar zijn bezorgdheid en toestand, vervolgvragen, volgende stappen en afronden (meer daarover straks!). Vergeet niet dat dit de cliënt ook helpt om zich zelfverzekerd te voelen tijdens het videoconsult.
Pro-tip: na een tijd maak je deze structuur je eigen – wat wonderen zal doen voor je zelfvertrouwen. Bovendien kan een agenda je beter voorbereiden op het testen en raak je vertrouwd met de technische kant van het videoconsult, bijvoorbeeld door voorbereid te zijn om je scherm te delen en bestanden te ontvangen, omdat je de onbekende en onverwachte factoren minimaliseert.
10. Duidelijk articuleren
Train jezelf om in een langzamer tempo te spreken, op je laagste comfortabele toonhoogte en om elk geluid duidelijk uit te spreken. Dit kan inhouden dat je de beweging van je mond accentueert. Onthoud: als het voelt alsof je in het echte leven te veel corrigeert, zal het op de camera heel natuurlijk en nuttig overkomen voor de cliënt.
Pro-tip: als het helpt, visualiseer dan de geschreven interpunctie van wat je zegt en stuur je spraak om dat weer te geven.
11. Wees proactief bij technische problemen
Zelfs in de beste omstandigheden kunnen zich technische problemen voordoen. Als je technische problemen ondervindt, zorg dan dat je voor elk geval een aantal alternatieve kanalen bij de hand hebt.
Werkt bijvoorbeeld je geluid niet? Gebruik de chatfunctie die de meeste videoplatforms hebben om de cliënt te laten weten dat ze naar een ander kanaal moeten worden geleid.
Heeft de cliënt technische problemen? Zorg dat je een aantal oplossingen bij de hand hebt voor de meest voorkomende problemen. Misschien is de cliënt gedempt en weet de cliënt dit niet. Of heeft de cliënt de camera aan de achterkant geactiveerd in plaats van de camera aan de voorkant.
Pro-tip: Werkt de techniek een dag niet mee en heb je technische problemen ondervonden bij eerdere consulten? Laat dit dan aan het begin van het consult aan de volgende cliënt weten, zodat ze voorbereid kunnen zijn.
12. Een goede afronding
Als het videoconsult ten einde loopt, zorg er dan voor dat je de cliënt op de hoogte stelt: laat weten dat je het gesprek beëindigt. Wat je hiermee probeert te vermijden, is dat je de cliënt of jezelf afsnijdt midden in een zin – of halverwege het afscheid – bij het beëindigen van het consult. Om het gevoel van een abrupt einde te voorkomen, beëindig je het gesprek met een glimlach en een zwaai.
Pro-tip: je kan een standaard script gebruiken om af te ronden dat de onderstaande punten volgt:
‘Heb je vragen voor mij?’
‘Ik beëindig het gesprek nu’
‘Tot ziens’
Denk eraan aandachtig te zijn voor de reacties van de cliënt in deze zinnen en aarzel niet om het gesprek een paar seconden na het afscheid van de cliënt te beëindigen.
13. Documenteer – maar informeer
Het raadplegen en bijwerken van het dossier van de cliënt is een belangrijk onderdeel van elke casus. Tijdens een videoconsult kan het maken van aantekeningen en het verzorgen van de administratie tijdens het gesprek -zonder kennisgeving- zorgen dat de cliënt jou als afgeleid ervaart en geen verbinding voelt met jou als behandelaar, aangezien cliënten dit zien wanneer ze hun aandoening beschrijven:
Je kan tijdens het consult altijd aantekeningen maken, maar het is van cruciaal belang dat je de cliënt hiervan op de hoogte stelt. De cliënt is dan voorbereid op het verstoorde oogcontact en weet wat je aan het doen bent. Laat de cliënt eventueel meekijken door je scherm te delen. Door aan het einde van het consult samen een sessieverslag te schrijven en je scherm daarbij te delen, worden de nieuwe inzichten en vaardigheden geconsolideerd, is de cliënt actief betrokken bij zijn/haar eigen proces en geef je als behandelaar transparantie.
14. Oefening baart kunst
Het toepassen van deze tips maakt het verschil tussen ‘nice-to-have’ en essentieel. Probeer alle functies van het gebruikte platform te gebruiken. Oefen je eerste paar videoconsulten met collega’s en geef elkaar feedback. Enkele vragen om elkaar te stellen: ‘Wat ging er goed?’, ‘Wat ging er niet zo goed?’, ‘Wat kan ik doen om het te verbeteren?’ en een open vraag ‘Hoe was je algemene ervaring?’.
Pro-tip : Het is van cruciaal belang om te onthouden dat sommige cliënten via hun telefoon deelnemen aan het videoconsult. Dit betekent dat de verhoudingen van je video en je scherm delen er anders uitzien op een telefoonscherm. Vraag aan je collega’s om via hun telefoon te oefenen met jou, zodat je alle genoemde tips uitgebreid kunt testen.
Vergeet tenslotte niet om jezelf de tijd te geven om bekend te raken met deze stappen. Zoals het geval is met alle nieuwe processen, kost het in het begin wat meer inspanning. Maar het wordt al snel business-as-usual. Tot die tijd kan je onderstaande checklist gebruiken voor houvast. Print het gerust uit en plaats hem zichtbaar op je werkplek, zodat je er regelmatig aan herinnerd wordt.
14 tips voor een succesvol videoconsult
